Wie hoch sind die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeitenden?
Die National Association of Colleges in America fand heraus, dass die Kosten für die Einstellung eines Beschäftigten in einem Unternehmen mit 0-500 Mitarbeitern im Durchschnitt 7.645 $ betragen. Andere Studien, wie die von der Society for Human Resource Management in den USA veröffentlichte, schätzen die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters auf 4.129 $ und für die Einstellung einer Führungskraft auf 14.936 $.
Die Aufnahme neuer Mitarbeitender in Ihr Unternehmen verursacht Kosten, die sowohl direkte Kosten als auch Kosten für den Zeit- und Arbeitsaufwand während des Prozesses umfassen. Es ist wichtig, dass sich Unternehmen ein klares Bild von den Kosten machen, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeitenden verbunden sind, um eine bessere Finanzplanung zu ermöglichen. Doch wie lassen sich diese Kosten am genauesten bestimmen?
Zu den Einstellungskosten gehören die direkten Kosten (der Einstellungsprozess selbst) und die indirekten Kosten (die übrigen Kosten, die mit dem Prozess zusammenhängen). Die Kosten für einen Mitarbeitenden eines Unternehmens umfassen nicht nur das Gesamtgehalt des Arbeitsvertrags und die damit verbundenen Sozialabgaben des Arbeitgebers, sondern auch die Kosten im Zusammenhang mit dem Einstellungs- und Integrationsprozess. Die Einstellung eines Mitarbeitenden, der nicht für die Stelle geeignet ist, muss ebenfalls in die Berechnung einbezogen werden.
Berechnung der direkten Kosten für eine Neueinstellung
Um die direkten Kosten eines Mitarbeitenden für das Unternehmen zu bestimmen, sollten Sie die folgenden Elemente berücksichtigen:
Bruttogehalt: Das im Arbeitsvertrag angegebene Gehalt. Die Kenntnis des Bruttolohns Ihres Mitarbeitenden ist von entscheidender Bedeutung, da der Bruttolohn benötigt wird, um die Höhe der zu zahlenden Steuern und Abzüge zu berechnen, insbesondere wenn die Abzüge auf einem Prozentsatz des Bruttolohns des Mitarbeitenden basieren.
Kosten für Sozialleistungen: Der 2019 Benefits Benchmarking Report, der vom Conference Board of Canada erstellt wurde, zeigt, dass Sozialleistungen durchschnittlich 10 % oder etwa 9.000 Dollar der Gesamtkosten eines Arbeitgebers für die Entlohnung eines Mitarbeitenden ausmachen. Zu diesen Leistungen gehören bezahlte Freistellungen, Lohnzuschläge, Versicherungen, Rentenpläne, psychische Gesundheitsvorsorge und Sparpläne.
Kosten für den Arbeitgeber: Dazu gehören Krankenversicherung, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung, Zusatzrenten und berufliche Fortbildung. Je nach Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, können diese Kosten zwischen 18 % und 26 % des Grundgehalts eines Arbeitnehmers liegen (CNN Business).
Berechnung der indirekten Kosten für eine Neueinstellung
Bei der Bewertung der Gesamtkosten für die Einstellung von Mitarbeitenden sollten Sie auch die indirekten Kosten berücksichtigen, z. B:
Kosten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess: Zu berücksichtigen sind die Stundenkosten der verschiedenen Akteure des Einstellungsverfahrens, multipliziert mit der für jede Phase des Einstellungsverfahrens aufgewendeten Zeit (Schreiben des Stellenangebots, Wahl der Mittel zur Verbreitung des Stellenangebots und der Verbreitung, Analyse und Sortierung der eingegangenen Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Auswahl des ausgewählten Kandidaten nach verschiedenen Kriterien usw.).
Kosten im Zusammenhang mit dem Integrationsprozess: Nach der Auswahl des Bewerbers fallen zwangsläufig weitere Kosten im Zusammenhang mit der Integration (oder dem Onboarding) an, z. B. für die Ausarbeitung des Arbeitsvertrags, die ärztliche Untersuchung und die Vorbereitung der Arbeitsmittel. Auch der Integrationsprozess ist mit weiteren Kosten verbunden:
- Ausbildungskosten: Die Ausbildung und Vorbereitung eines neuen Mitarbeitenden beginnt, wenn er in Ihr Unternehmen eintritt, und endet, wenn er in vollem Umfang in der Lage ist, seine Arbeit selbständig zu erledigen. Laut einem Bericht des Training Magazine stiegen die Gesamtausgaben für Schulungen in großen Unternehmen von 17,7 Millionen US-Dollar im Jahr 2019 auf 22 Millionen US-Dollar im Jahr 2020, während sie in kleinen Unternehmen von 367.490 US-Dollar auf 506.819 US-Dollar stiegen. Obwohl die Ausbildung und Entwicklung eines Mitarbeitenden ein fortlaufender Prozess ist und nie unterbrochen werden sollte, um die persönliche und fachliche Entwicklung eines jeden Mitarbeitenden und seine Fähigkeit, neue Aufgaben zu erfüllen, zu gewährleisten.
- Kosten für Unproduktivität: Neu eingestellte Mitarbeitende geben nicht immer sofort ihr Bestes. Das bedeutet, dass die Produktivität eines Mitarbeitenden in den ersten zwei Jahren nach Arbeitsantritt geringer sein kann. Den Unternehmen entgeht noch Monate oder Jahre nach dem Ausscheiden ihrer ehemaligen Mitarbeitenden ein potenzieller Wert
Kosten aufgrund von Fehleinstellungen: Die „Fehleinstellungen“ verursachen zusätzliche Kosten, wie z. B. die Durchführung der Beendigung des Vertragsverhältnisses und andere Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit der Beendigung, die Verluste im Zusammenhang mit der Wertschöpfung, die dem Unternehmen während der gesamten Zeit der Unproduktivität des Mitarbeitenden entgeht, sowie die zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit der Einleitung eines neuen Einstellungs- und Integrationsprozesses als Ersatz für die Fehleinstellung.
Die Society of Human Resource Management (SHRM) hat in Zusammenarbeit mit dem American National Standards Institute (ANSI) eine allgemeine Formel für die Kosten pro Einstellung (CPH) entwickelt:
Um mehr über die Kosten für die Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden im Bereich Human Resources zu erfahren, hat das EDLIGO-Team Führungskräfte aus dem Personalwesen zu ihren Erfahrungen und Meinungen befragt.
Hier einige interessante Einblicke:
Head of HR Data & Analytics bei CrowdStrike
Warum ist es für das Unternehmen vorteilhafter, die Mitarbeitenden zu behalten, als neue einzustellen?
Die Frage ist vielschichtig, aber ich würde sagen, dass es für das Unternehmen vorteilhaft ist, Mitarbeitende zu behalten, weil es all die nachgelagerten Auswirkungen gibt, die nicht sofort ersichtlich sind, wenn ein Mitarbeitender zu gehen droht. Als Erstes würde ich sagen, dass man Gespräche über den Verbleib normalisieren sollte, um zu verstehen und einzuschätzen, wann ein Mitarbeitender für externe Angebote empfänglich sein könnte. Und dann mit ihnen zusammenarbeiten, um herauszufinden, ob das, was sie anstreben, auch machbar ist. Die Weiterbeschäftigung ist auf lange Sicht oft kostengünstiger. Der Hauptgrund, warum Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist die Vergütung oder die berufliche Entwicklung. Wenn es das ist, wonach der Mitarbeitende sucht, und wenn er ein Spitzentalent ist. Behalten Sie sie. Andernfalls verlieren Sie an Produktivität, wenn sie gehen. Das ist ein Kostenfaktor. Sie werden diejenigen ausbrennen, die den Verlust ausgleichen müssen, was zu mehr Umsatz und mehr Kosten führen kann. Die Rekrutierung ist für ein Unternehmen nicht billig. Es beinhaltet Marketing, die Bezahlung des Personalvermittlers für seine Zeit, Vorstellungsgespräche, die Produktivität kosten. Und wenn schließlich ein Ersatz gefunden wird, müssen die Unternehmen ein höheres Gehalt zahlen als das des vorherigen Stelleninhabers. Hinzu kommen die Anlaufzeit und die Kosten für die Einarbeitung. Letztendlich wäre es also billiger gewesen, dem bisherigen Stelleninhaber eine 10-15%ige Gehaltserhöhung und einen neuen Titel zu geben, als den Einstellungszyklus durchzuführen.
Head of People Analytics bei PerkinElmer, Inc.
Warum ist es für das Unternehmen vorteilhafter, die Mitarbeitenden zu behalten, als neue einzustellen?
Viele Führungskräfte sind schockiert über die harten, quantifizierbaren Kosten von Neueinstellungen. Die Mitarbeitenden und die Infrastruktur, die die Talentakquise vorantreiben, sind beträchtlich, und je mehr Mitarbeitende neu eingestellt werden müssen, desto höher sind diese „harten Kosten“. Dies ist jedoch nur ein Bruchteil der tatsächlichen Kosten, die mit der Unfähigkeit eines Unternehmens, Talente zu halten, verbunden sind – in vielen Fällen können die „weichen Kosten“ einer hohen Fluktuation die Kosten, die die Führungskräfte auf dem Papier sehen, überwiegen. Die Kosten für den Abfluss von internem Wissen, den Zeitaufwand für Vorstellungsgespräche, den Produktivitätsverlust durch unbesetzte Stellen, die Kosten für die Einarbeitung und das Hochfahren der Produktivität neuer Mitarbeitender sind immens. Aus finanzieller Sicht ist es oft besser, die vorhandenen.
People Analytics bei Wayfair
Warum ist es für das Unternehmen vorteilhafter, die Mitarbeitenden zu behalten, als neue einzustellen?
Die Fluktuation in einem Unternehmen ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine dieser Kosten ist der Zeitaufwand für Vorstellungsgespräche und die Einarbeitung des neuen Mitarbeitenden. Nehmen wir an, eine Stelle im mittleren Management hat eine Kündigungsfrist von 2 Monaten, und es dauert weitere 3 Monate, bis die Kandidaten interviewt und die neue Person eingestellt ist, und die Einarbeitung dauert weitere 3 Monate. Das bedeutet, dass das Team etwa 8 Monate lang auf den Ersatz und die Einarbeitung der Person warten muss. Ein weiterer Kostenfaktor ist die mangelnde Arbeitsproduktivität aufgrund der fehlenden Mitarbeitenden in dieser Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, dass sich das verbleibende Team durch die zusätzliche Arbeit während der Suche nach einem Ersatz ausgebrannt fühlt. Und schließlich birgt die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden ein Risiko. Sie werden nicht sicher wissen, ob die eingestellte Person für die Stelle geeignet ist und in die Unternehmenskultur passt, bis sie ihre erste Überprüfung durchlaufen hat. Hätte das Unternehmen von vornherein Zeit und Ressourcen darauf verwendet, die Person zu halten, hätte es das Engagement und die Produktivität des Teams aufrechterhalten oder gesteigert und sich viele zusätzliche Stunden, Anstrengungen und Risiken für die Einstellung einer neuen Person erspart. Durch die Konzentration auf die Mitarbeiterentwicklung kann das Unternehmen die Mitarbeiterbindung erhöhen und die bestehenden Teams weiterqualifizieren, so dass sie kontinuierlich neue ehrgeizige Geschäftsziele anstreben.
People Analytics-Analyst bei Healthfirst
Warum ist es für das Unternehmen vorteilhafter, die Mitarbeitenden zu behalten, als neue einzustellen?
Wenn es Unternehmen gelingt, ihre Mitarbeitenden zu halten, können sie ein gewisses Maß an organisatorischem Wissen aufrechterhalten, das die Effizienz des Unternehmens sichert. Wenn ein Unternehmen sein Personal verliert und neue Mitarbeitende einstellt, gibt es eine 3-6-monatige Lernkurve, in der die Effizienz aufgrund des „Aufholens“ des neuen Mitarbeitenden verloren geht, was das Unternehmen Gewinneinbußen kostet.
In unserer Organisation konnten wir einen Gesamtverlust von 3,6 Millionen Dollar im Jahr 2021 aufgrund unserer freiwilligen Fluktuation berechnen. Wir können dies berechnen, indem wir die Kosten für die Rekrutierung, die Einarbeitung/Schulung und den Produktivitätsverlust kombinieren.
Spezialist für globale HR-Analytik bei der ROCKWOOL-Gruppe
Warum ist es für das Unternehmen vorteilhafter, die Mitarbeitenden zu behalten, als neue einzustellen?
Es ist eine Frage der Zeit, und Zeit ist Geld. Die Kapitalisierung von Einstellungsprozessen sowie das Entgegenwirken von Fluktuationskosten ist für Unternehmen, unabhängig von der Branche und der Größe, von größter Bedeutung. Darüber hinaus entstehen mit der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags weitere Kosten, wie z. B. die Kosten für die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitender. In der Tat investieren die Unternehmen viele Ressourcen, um den neuen Mitarbeitenden immer effektiver in den Geschäftsbetrieb einzubinden. So beginnt der Neuankömmling, sich mit seinen Aufgaben, seiner Rolle, seinem Arbeitsplatz, den Menschen und dem Arbeitsumfeld vertraut zu machen, was alles eine erhebliche Investition seiner persönlichen und strukturellen Ressourcen erfordert. Es ist daher leicht vorstellbar, dass der Einsatz einer Strategie der nachhaltigen Beschäftigungsfähigkeit sowohl für die Arbeitnehmer – deren Wachstumsbedürfnisse befriedigt werden – als auch für den Arbeitgeber – der den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess nicht noch einmal von vorne beginnen (und bezahlen) muss – von Vorteil ist. Maßnahmen zur Weiterbeschäftigung und zur nachhaltigen Beschäftigungsfähigkeit haben bereits ihre Wirksamkeit auf die Gesundheit und Produktivität der Arbeitnehmer gezeigt (Hazelzet et al., 2019).
Die Einstellung eines Mitarbeitenden ist für den Arbeitgeber mit erheblichen Kosten verbunden. Um die Kosten für die Rekrutierung und das Onboarding drastisch zu senken, entscheiden sich Unternehmen am besten für die interne Rekrutierung. Unternehmen übersehen manchmal eine vielversprechende Talentbasis: ihre eigenen Mitarbeitenden. Es ist an der Zeit, dass sich Personalvermittler auf die interne Rekrutierung, die Schulung der Mitarbeitenden und die Entwicklung der für die Zukunft benötigten Fähigkeiten konzentrieren. Zur Unterstützung dieser Prozesse bietet EDLIGO eine KI-gestützte People-Analytics-Lösung für datengesteuertes und kosteneffizientes Talentmanagement.
– EDLIGO ermöglicht es Managern, die Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden zu bewerten. Die EDLIGO-Plattform liefert Ihnen eine Karte der Qualifikationslücken Ihrer Mitarbeiter, und auf dieser Grundlage können Manager Empfehlungen aussprechen, wie sie die Qualifikationslücken auf die effizienteste Weise für ihre Organisation schließen können. Unternehmen sind in der Lage, eine Strategie zur Verbesserung und Erneuerung der Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden zu entwickeln, so dass sie die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitender sparen können.
– EDLIGO ermöglicht eine strukturierte und gezielte Talentmobilität. Die EDLIGO-Plattform ermöglicht es Ihnen, intern nach Talenten zu suchen und personalisierte Entwicklungspläne für Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen zu erstellen, die sich weiterentwickeln müssen.
– Die EDLIGO-Plattform hilft Unternehmen, Top-Performer und zukünftige Führungskräfte im Unternehmen zu identifizieren, großartige Fähigkeiten im Unternehmen zu entdecken, die Mitarbeitenden für die Zukunft zu entwickeln, die Bindungsrate zu erhöhen und das Engagement der Mitarbeitenden zu maximieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einstellung eines Mitarbeitenden mit erheblichen Kosten für den Arbeitgeber verbunden ist. Bei der Berechnung der Kosten für die Einstellung eines Mitarbeitenden werden sowohl die direkten Kosten (der Einstellungsprozess selbst) als auch die indirekten Kosten (die übrigen Kosten im Zusammenhang mit dem Prozess) berücksichtigt, was keineswegs selbstverständlich ist.
Wenn Sie mehr über unsere Lösungen zur Minimierung der Einstellungskosten durch Bindung der besten Talente erfahren möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit unserem EDLIGO -Team.